ਈ-ਮੇਲ ਲਿਖਣ ਦੇ ਸਲੀਕੇ ਸਰੋਤ : ਕੰਪਿਊਟਰ ਵਿਗਿਆਨ, ਪਬਲੀਕੇਸ਼ਨ ਬਿਊਰੋ, ਪੰਜਾਬੀ ਯੂਨੀਵਰਸਿਟੀ, ਪਟਿਆਲਾ।

Write an E-mail in good Manners

ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਨੂੰ ਈ-ਮੇਲ ਭੇਜਣ ਜਾ ਰਹੇ ਹੋ ਤਾਂ ਹੇਠਾਂ ਲਿਖੇ ਕੁਝ ਨਿਯਮ ਜਾਂ ਕਾਇਦੇ-ਕਾਨੂੰਨਾਂ ਦਾ ਜ਼ਰੂਰ ਧਿਆਨ ਰੱਖੋ :

1. ਆਪਣੇ ਵਿਸ਼ੇ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ਵਿੱਚ ਰੱਖ ਕੇ ਸਪਸ਼ਟ ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਵਰਤੋ ।

2. ਤੁਹਾਡਾ ਸੰਦੇਸ਼ ਸਧਾਰਨ , ਅਰਥ ਭਰਪੂਰ ਤੇ ਸੰਖੇਪ ਹੋਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ।

3. ਸੰਦੇਸ਼ ਕਦੇ ਅੰਗਰੇਜ਼ੀ ਦੇ ਵੱਡੇ ਅੱਖਰਾਂ ਵਿੱਚ ਨਾ ਭੇਜੋ। ਇਸ ਨੂੰ ਈ-ਮੇਲ ਦੀ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਸ਼ਾਊਟਿੰਗ (Shouting) ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਇਸੇ ਪ੍ਰਕਾਰ ਅੱਖਰਾਂ ਨੂੰ ਬੋਲਡ ਅਤੇ ਈਟੈਲੀਕ ਵੀ ਨਾ ਕੀਤਾ ਜਾਵੇ ਤਾਂ ਵਧੇਰੇ ਚੰਗਾ ਹੈ। ਪੰਜਾਬੀ ਵਿੱਚ ਮੇਲ ਭੇਜਦੇ ਸਮੇਂ ਅੰਡਰਲਾਈਨ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਾ ਕਰੋ ।

4. ਲੋੜ ਅਨੁਸਾਰ ਰਿਮਾਰਕਸ (ਫੱਨੀ, ਸਮਾਇਲੀਜ਼) ਆਦਿ ਦਾ ਪ੍ਰਯੋਗ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ।

5. ਸੰਦੇਸ਼ ਵਿੱਚ ਕਦੇ ਵੀ ਅਸੱਭਿਅਕ ਤੇ ਅਸ਼ਲੀਲ ਸ਼ਬਦਾਵਲੀ ਦੀ ਵਰਤੋਂ ਨਾ ਕਰੋ।

6. ਸੰਦੇਸ਼ ਤਿਆਰ ਕਰਦੇ ਸਮੇਂ ਸ਼ਬਦ-ਜੋੜਾਂ ਦਾ ਖਾਸ ਧਿਆਨ ਰੱਖੋ। ਹੋ ਸਕੇ ਤਾਂ ਆਪਣੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਪਹਿਲਾਂ ਸਪੈੱਲ-ਚੈੱਕ ਦੀ ਸੁਵਿਧਾ ਵਾਲੇ ਵਰਡ ਪ੍ਰੋਸੈਸਰ (ਜਿਵੇਂ ਕਿ ਐਮਐਸ ਵਰਡ) ਵਿੱਚ ਟਾਈਪ ਕਰ ਲਵੋ ਤੇ ਫਿਰ ਇਸ ਨੂੰ ਕਾਪੀ ਕਰਕੇ ਈ-ਮੇਲ ਵਿੰਡੋ ਵਿੱਚ ਪੇਸਟ ਕਰੋ।

7. ਸੰਦੇਸ਼ ਵਿੱਚ ਕ੍ਰੋਧ ਜਾਂ ਗੁੱਸੇ ਵਾਲੇ ਸ਼ਬਦਾਂ ਨੂੰ ਵਰਤਣ ਸਮੇਂ ਸੰਜਮ ਵਰਤੋ। ਈ-ਮੇਲ ਦੀ ਭਾਸ਼ਾ ਵਿੱਚ ਅਜਿਹੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਨੂੰ ਫਲੇਮ (Flame) ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ।              

8. ਚਿੱਠੀ-ਪੱਤਰ ਦਾ ਜਵਾਬ ਤਾਂ ਲੇਟ ਵੀ ਦਿੱਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਪਰ ਈ-ਮੇਲ ਦਾ ਜਵਾਬ ਇਕ ਦਿਨ ਦੇ ਵਿੱਚ ਹੀ ਦੇ ਦੇਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ। ਈ-ਮੇਲ ਰਾਹੀਂ ਸੰਚਾਰ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਵਰਤੋਂਕਾਰ ਤੁਰੰਤ ਜਵਾਬ ਦੀ ਮੰਗ ਕਰਦੇ ਹਨ।

9. ਜਦੋਂ ਤੁਸੀਂ ਕਿਸੇ ਦੇ ਸੰਦੇਸ਼ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇ ਰਹੋ ਹੋ ਤਾਂ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਕਿ ਉਸ ਦੇ ਮੂਲ ਸੰਦੇਸ਼ ਜਾਂ ਉਸ ਦੇ ਕੁੱਝ ਹਿੱਸੇ ਨੂੰ ਸ਼ਾਮਿਲ ਕਰ ਲਓ। ਇਸ ਨੂੰ ਕਵੋਟਿੰਗ ਕਿਹਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ। ਕਵੋਟਿੰਗ ਰਾਹੀਂ ਪ੍ਰਸ਼ਨਕਰਤਾ ਨੂੰ ਪਤਾ ਲਗ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਕਿ ਉਸ ਦੇ ਕਿਸ ਪ੍ਰਸ਼ਨ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦਿੱਤਾ ਜਾ ਰਿਹਾ ਹੈ।

10. ਪੰਜਾਬੀ ਵਿੱਚ ਈ-ਮੇਲ ਸੰਦੇਸ਼ ਭੇਜਣ ਸਮੇਂ ਯੂਨੀਕੋਡ (ਫੌਂਟ) ਦਾ ਇਸਤੇਮਾਲ ਕਰੋ। ਇਸ ਨਾਲ ਅਗਲੇ ਨੂੰ ਪੜ੍ਹਨ ਸਮੇਂ ਫੌਂਟ ਦੀ ਕੋਈ ਮੁਸ਼ਕਿਲ ਨਹੀਂ ਆਵੇਗੀ।